Quand la technologie rencontre le design! Troisième partie: La collaboration hybride

Depuis les dernières années, les entreprises sont en constante évolution.  Dans l’objectif d’inciter leurs employés à retourner en présentiel, elles doivent innover dans la conception de leurs environnements de travail. Ainsi, elles doivent adapter leurs espaces de bureau afin de les rendre sécuritaires, attractifs et adaptés aux nouveaux besoins organisationnels.  

Elles devront donc placer au premier plan la santé et le bien-être de leurs employés dans une stratégie pour obtenir un bureau performant. Ceci est possible grâce à l’implication mutuelle du design et de la technologie.  

En effet, afin de concevoir un environnement de travail agréable, fonctionnel et performant, il sera important de considérer non seulement le design, mais également la technologie, et ce, dans tous les aspects comme la gestion des espaces partagés, la collaboration hybride, l’acoustique, etc. Dans le présent article, nous allons toucher la collaboration hybride. 

Notre collaboration avec XAV solution

Le partenariat entre XAV solution et Espazio Design existe depuis un certain temps. Nous avons collaboré dans le passé sur divers projets, capsules vidéos, et aujourd’hui, nous vous proposons une série de blogues où nos deux expertises touchent différents sujets communs.

Nos expertises bien qu’elles soient différentes l’une de l’autre, sont en fait complémentaires. En effet, pour avoir un environnement de travail performant, il faut mettre en place les bonnes technologies et non seulement se concentrer sur l’aménagement des espaces.

Qui est XAV solution?

XAV solution est en entreprise spécialisée en solutions technologiques, audiovisuelles et acoustiques.

Qu’est-ce que le travail hybride?

La collaboration en mode hybride est une combinaison entre le travail en présentiel et virtuel.  

Le travail hybride donne aux employés de la flexibilité de travailler quelques jours de la maison et quelques jours au bureau. Cette méthode de travail a été popularisée ces deux dernières années à cause de la pandémie.  

Toutefois, plusieurs entreprises ont vu de nombreux avantages, tels que : 

• L’économie en espace de travail  
• L’économie en temps de voyagement 
• Une valeur ajoutée pour attirer des nouveaux talents  

En effet, la collaboration hybride a plusieurs utilités. Toutefois, pour qu’elle soit efficace, il faut considérer plusieurs facteurs, il faut avoir des espaces de travail adaptés, une technologie d’appoint ainsi qu’une politique d’entreprise qui incite les employés à se présenter au bureau de temps à autre pour permettre une meilleure cohésion. 

La collaboration hybride

Le fait que certains membres de l’équipe soient réunis, mais que d’autres membres, collaborateurs ou clients soient à distance, la collaboration est plus souvent hybride de nos jours. Au niveau du design, prévoir la configuration des diverses salles permettant une collaboration hybride nécessite de concevoir :  

• Des salles de vidéoconférence soit pour une seule personne de type cabines téléphoniques (« Phone booth ») ou soit pour 2 ou 3 personnes (très populaires actuellement), voire plus grandes.  
• Des salles de travail de diverses grandeurs et de divers types avec des équipements particuliers comme une table en trapèze ou rectangulaire contre le mur face à un écran, une table ajustable en hauteur avec un panneau mural pour la télévision qui monte et descend, etc. 
• Une aire de collaboration à aire ouverte bien équipés en audiovisuel pour de grands rassemblements de toute l’équipe ou des scrums journaliers. 

De plus en plus fréquente, la collaboration hybride peut être simplifiée grâce à l’utilisation d’une seule plateforme. Plus besoin de se casser la tête, tout se trouve au même endroit ! 

Appspace est d’ailleurs une option intéressante pour les organisations. L’application propose des solutions afin de faciliter la communication dans les équipes et optimiser leur environnement de travail grâce à un accès simple et rapide. Elle peut s’adapter à vos besoins, peu importe l’industrie dans laquelle vous œuvrez. 

Cette interface se connecte à vos logiciels pour vous offrir une expérience optimale et personnalisable grâce aux bots et aux macros. Il est possible de s’y connecter à partir de l’application native ou encore sur le web ; vous pouvez donc y accéder peu importe où vous vous trouvez. 

Les apports de la technologie

Les salles de vidéoconférence doivent contenir les nouvelles technologies adaptées et performantes comme les haut-parleurs, les micros, la caméra, les écrans, etc. 

Toutefois, la technologie doit aussi se conformer à l’utilisation spécifique ainsi qu’à la grandeur des divers espaces de travail comme les « Phone booth », les cubicules, les salles de conférence, de formation, à aire ouverte et autres. 

De nombreuses solutions existent pour allier le travail au bureau et à distance afin de faciliter et optimiser la collaboration. Par exemple, lorsqu’on parle d’espaces collaboratifs, ces lieux de rencontre et de créativité, plusieurs options s’offrent à l’utilisateur : 

• Ordinateur dédié et barre vidéo USB 
• L’approche “BYOD” 

• Les systèmes intégrés de vidéoconférence 
• Les écrans interactifs 
• Les projecteurs interactifs 

Chaque solution apporte son lot d’avantages, tout dépendamment des besoins qu’on cherche à combler. 

De plus, l’option envisagée doit prendre en considération les ressources disponibles et déjà détenues. Il faut être conscient qu’un appel de vidéoconférence peut être relativement exigeant pour votre ordinateur, notamment dans le cadre d’appels haute définition et lors de longues réunions virtuelles. 

Il est donc essentiel de vérifier, avant toute décision, si votre matériel informatique dispose de la puissance de traitement nécessaire pour la solution souhaitée si elle requiert l’utilisation de celui-ci. 

Par ailleurs, des applications autres qu’Appspace existent afin de favoriser le travail hybride, comme Zoom Virtual Workspaces. Cette interface simplifie la planification des rencontres et offre des façons efficaces de communiquer avec ses collègues tout en assurant la confidentialité et la vie privée des utilisateurs. 

Conclusion

En conclusion, la collaboration hybride est là pour rester. Les entreprises doivent s’adapter à cette réalité. D’ailleurs, il s’agit d’un changement positif sur divers angles puisque les entreprises n’ont plus nécessairement besoin d’avoir de grands espaces. Toutefois, d’autres facteurs sont à considérer afin que vos espaces soient performants. Justement, on aborde ce sujet dans notre prochain article en vous parlant de l’acoustique. 

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