Les clés d’un aménagement de bureaux en mode hybride télétravail/bureau.
Nos designers d’intérieur partagent les stratégies les plus efficaces pour l’aménagement de bureaux adaptés au mode hybride télétravail / présence au bureau.
Vous êtes le propriétaire d’une entreprise qui loue actuellement un local pour ses bureaux et c’est le moment de renouveler votre bail? Vous hésitez à déménager ou rénover vos bureaux actuels? Comment pouvez-vous tirer le meilleur parti des espaces dont vous disposez? Si vous êtes une entreprise offrant du télétravail (en grande partie ou en mode hybride) depuis la pandémie de la Covid-19, vous vous posez certainement plusieurs questions telles que comment optimiser l’utilisation des espaces, faut-il envisager la diminution des pieds carrés de votre local, quel est mon ratio d’occupation, etc.
En effet, dans le climat postpandémique actuel, le mode de travail offrant du télétravail a pris le monde d’assaut. C’est maintenant une nouvelle norme dans le marché du travail, car il est bien apprécié des employés. Et pour de nombreuses raisons, le travail flexible restera populaire dans l’avenir. À titre d’exemple, pas moins de 70 % des employés dans le monde attendent de leurs employeurs qu’ils leur accordent une certaine flexibilité quant à l’endroit où ils sont autorisés à travailler.
Mais comment, dans ce contexte, les entreprises peuvent-elles adapter leurs aménagements de bureaux pour que leur superficie locative soit rentable, donc bien utilisée?
Quelles sont les meilleures stratégies d’aménagement de bureaux pour mon entreprise?
Naturellement, chaque entreprise est différente. Certains secteurs d’activités exigent une plus grande présence de leurs employés au bureau que d’autres. C’est pourquoi certaines entreprises ont adapté un mélange hybride de travail à distance (à domicile ou dans un espace de coworking) et de travail dans un espace de bureau, tandis que d’autres sont passées en télétravail principalement.
Pour les entreprises en mode hybride
En tant que dirigeant éclairé, vous devez vous concentrer davantage sur la création d’environnements de travail qui incitent les employés à revenir travailler au bureau. Ainsi, pour optimiser le travail hybride dans votre entreprise, vous devez créer un scénario gagnant-gagnant avec vos employés. Mais il n’existe pas de solution unique, et les entreprises ne peuvent pas se contenter de faire de l’hybride. Car, en fin de compte, l’objectif de votre espace de bureau est d’aider votre personnel à être productif afin que votre superficie locative soit rentable. Cela signifie que vos locaux doivent être équipés pour accueillir le travail hybride.
Dans un mode hybride, lorsque vos employés sont au bureau deux ou 3 jours par semaine, une stratégie mixte doit être développée afin d’augmenter la rentabilité de votre espace de travail. Pour cela, vous pouvez penser à offrir des postes de travail non assignés à ceux qui sont partiellement au bureau. Mais attention! Ne vous méprenez pas, des postes non assignés, ce n’est pas seulement négatif. Au contraire! Cela permet aux employés de choisir leur espace de travail en fonction des tâches qu’ils ont à réaliser dans la journée. Les employés adorent être libres dans le bureau et pouvoir s’approprier, pas seulement un, mais plusieurs espaces! Le sentiment de liberté apporte beaucoup de bien-être et de créativité à chacun.
Une des stratégies d’aménagement de bureaux en mode hybride est basée sur le milieu de travail axé sur les activités (MTAA). Ce principe, qui repose sur trois bases (l’espace, l’organisation du travail et les technologies), propose des différentes zones de travail de concentration, telles que:
- Des bureaux fermés
- Des postes à aire ouverte avec séparateurs
- Des cabines téléphoniques
Mais également des zones de collaborations diverses, telles que :
- Des salles de réunion de toutes fonctions
- Des salles de formation
- Des espaces de détente
- Des espaces de création
- Une cafétéria
- Un espace Lounge
- Des postes à aire ouverte plus collaboratifs comme le »benching »
Cette stratégie d’aménagement est aussi une solution aux entreprises qui offrent principalement le télétravail, mais qui se rendent compte que les employés sont plus présents au bureau du mardi au jeudi par exemple. Les MTAA permettent une flexibilité des espaces qui répond bien à un achalandage occasionnel plus élevé de vos bureaux.
Mais avant de proposer une nouvelle stratégie d’aménagement de votre espace locatif de bureau, vous devez calculer votre ratio d’occupation. En effet, ce rapport va vous permettre de prévoir un nombre suffisant de postes de travail, de bureaux et de places en aire de collaboration. Vous ne savez pas par où commencer? Chez Espazio Design, nos spécialistes en aménagement de bureau en mode hybride peuvent vous accompagner dans cette analyse.
Pour les entreprises majoritairement en télétravail
En tant que propriétaire d’entreprise, lorsque vos employés sont la plupart du temps en télétravail, votre premier réflexe est généralement de diminuer le nombre de pieds carrés de votre superficie locative de bureau. Quelquefois, oui, cela peut être une bonne solution si tous vos employés sont en télétravail la majorité du temps. Dans ce cas de figure, le bureau devient plus un »hub » rassembleur, c’est-à-dire un lieu où il fait bon aller pour:
- Collaborer avec ses collègues
- Avoir accès à de la technologie de fine pointe
- Tout simplement socialiser pour renforcer le lien d’appartenance à l’équipe
- Transmettre ses connaissances aux plus juniors
- Développer une belle communauté au sein de l’entreprise
Dans cette optique, la fonctionnalité de vos bureaux sera modifiée dans le but d’être plus collaborative et non seulement axée sur le travail individuel. Ainsi, votre superficie de bureau pourrait être réduite, car vous aurez moins de postes de travail de disponibles. Toutefois, vous devrez prendre en considération que vous devrez mettre en place plus d’aires de collaboration telles que des salles de réunions, de formation, des lounges et autres.
Comment déterminer la superficie dont vous avez besoin pour réaménager vos bureaux efficacement?
Chaque entreprise a une réalité différente selon les départements et les fonctions de ses employés. Pour déterminer la superficie locative de bureau dont vous aurez besoin, vous devez procéder par étapes:
- Définir une politique de télétravail claire et précise
- Sonder vos employés sur leurs habitudes et prévisions de télétravail
- Réaliser un programme fonctionnel et technique
Chez Espazio Design, nous pouvons vous aider dans cette démarche. En effet, nous pouvons vous guider pour établir votre politique de télétravail et créer des sondages en ligne pour vos employés afin que nous puissions recueillir l’information nécessaire pour analyser les habitudes et les prévisions de télétravail. Ensuite, avec toutes les informations recueillies, nous mettons un programme fonctionnel et technique en place, divisé par département et fonctions afin d’établir le ratio d’occupation selon les journées de la semaine. De cette manière, non seulement vous aurez une vision réelle de l’occupation de vos bureaux, mais nous arrivons également à déterminer la superficie de bureaux nécessaire pour votre entreprise incluant tous les espaces communs requis pour vos équipes. N’hésitez pas à nous contacter, il nous fera plaisir de parler avec vous de votre projet d’aménagement de bureaux.