En ce contexte changeant, vous faites face à plusieurs incertitudes puisque vous avez à cœur la sécurité de votre équipe. 

Avec le retour de vos opérations dans vos bureaux, vous devez vous conformer aux nouvelles mesures sanitaires, d’hygiène et de distanciation reliées à la pandémie du COVID-19. 

Nous vous avons monté un guide répertoriant les différentes mesures à mettre en place. 

 

ADAPTEZ VOTRE AMÉNAGEMENT DE BUREAU 

 

ASSUREZ LA DISTANCIATION 

  • Assurez la distanciation de 2 mètres de chaque employé à leur bureau. 
  • Revoyez la configuration des chaises et fauteuils dans les espaces communs et les salles de rencontre et instaurez un système pour contraindre le déplacement de ces chaises. 
  • Comme les salles de formation seront remplacées par des salles virtuelles pour les mois à venir, réaménagez-les en aires de travail pour distancier les postes, ou utilisezles pour ranger les chaises de réunion inutilisées. 

GÉREZ LA CIRCULATION 

  • Restreignez l’accès à des étages ou zones de bureaux à l’aide de cartes d’accès. 
  • Organisez les déplacements dans le sens des aiguilles d’une montre à l’aide de signalétique au plancher ou aux murs. 
  • Pour les escaliers et les ascenseurs (s’il y en a deux), assignez-en un pour descendre et l’autre pour monter. 

RESTEZ EN CONTACT AVEC CEUX À DISTANCE 

  • Équipez vos salles de réunion existantes pour des vidéoconférences plus fréquentes ou créez une nouvelle salle ou zone de bureau(pensez à un mobilier adéquat, les équipements audiovisuels requis selon la qualité, l’acoustique, l’éclairage). Cette ou ces salles deviendront très importantes pour la collaboration et la cohésion de l’équipe à distance.   
  • Veillez à mieux équiper vos lounges et vos espaces de rencontre puisque plusieurs de vos employés travailleront en télétravail et que, par conséquent, ces espaces seront plus sollicités par ces derniers, qui trouveront avantageux de venir travailler au bureau pour la collaboration. 

VAINQUEZ LA PROLIFÉRATION 

  • Ajoutez des séparateurs, en acrylique ou autre, entre les postes de travail (bureau), à la réceptionentre les stations de travail (usine). 
  • Privilégiez les matériaux antibactériens. 
  • Utilisez un système d’ouverture des portes sans les mains ou installez des pellicules NanoSeptic™ skins https://www.nanoseptic.com/ 
  • Adaptez tout ce qui sera touché par plusieurs personnes : interrupteurs, thermostats, photocopieurspoubelles, stores, etc. 
  • Idéalement : 
    • Remplacez les robinets pour des modèles sans contact.
    • Remplacevos accessoires sanitaires pour des modèles sans contact. 
    • Certaines entreprises choisissent de condamner l’accès aux réfrigérateurs et aux cafetières, entre autres. 
    • Retirez tous les éléments susceptibles d’être manipuléstels des magazines ou des produits promotionnels à la réception. 
    • Si les postes de travail sont partagés, il est important que chaque employé ait son clavier, sa souris, son tapis de souris et son casque d’écoute personnel. Il doit désinfecter son poste de travail avant et après l’utilisation. La technologie IP est encouragée pour ne pas partager les téléphones. 
    • Modifiez le système de ventilation (entrée d’air frais, non recyclé + filtres HEPA) ou ajoutez des purificateurs d’air à des endroits stratégiques. 

DÉSINFECTEZ 

  • Installez des stations de désinfectants et des distributeurs à lingettes désinfectantes aux endroits stratégiques. 
  • Pour les postes de travailretirez tous les items personnels ou non nécessaires sur les bureaux pour faciliter le nettoyage quotidien complet. 
  • Épurez votre environnement de travail; éliminez tout le mobilier et les accessoires non nécessaires pour faciliter le nettoyage. 

 

ADAPTEZ VOTRE ORGANISATION DU TRAVAIL 

RESPECTEZ LES NOUVELLES MESURES 

  • Conformez-vous aux nouvelles exigences sanitaires et aux normes de la CNESST par l’instauration, entre autresde questionnaires individuels. 
  • Respectez les normes prévues par le I’INSPQ selon votre secteur d’activités. 

https://www.inspq.qc.ca/covid-19/sante-au-travail 

RÉDUISEZ LA DENSIFICATION 

  • Encouragez le télétravail. 
  • Instaurez une rotation des employés (au bureau et en télétravail) pour réduire le nombre de personnel au bureau au même moment. 
  • Établissez des horaires décalés : travail / pauses / lunch afin de limiter le nombre de personnes permises dans la cafétéria. 

INSTAUREZ DE NOUVELLES HABITUDES SANITAIRES 

  • Assurez-vous que les usagers désinfectent les endroits utilisés et touchés après chaque utilisation. Une trousse de produits désinfectants personnelle peut être distribuée. 
  • Planifiez l’entretien ménager plus régulièrement, surtout sur les surfaces touchées fréquemment (poignées, équipements partagés, surfaces de travail, etc.). 

Rendez obligatoire le lavage des mains avant et après l’utilisation des espaces communs.  

Créez et fournissez des napperons individuels recyclables pour couvrir les surfaces de travail partagées. 

OPTIMISEZ LE TÉLÉTRAVAIL 

  • Assurez-vous du respect des règles d’ergonomie des postes de travail pour les employés en télétravail. 
  • Développez des postes de type standard pour le télétravail incluant : 
  • Table de 29’’-30’’ de hauteur ou mieux, ajustable en hauteur 
  • Chaise ergonomique 
  • Lampe de table (pour éclairer le plan de travail et/ou le visage lors de vidéoconférences) 
  • Support à ordinateur portable ou deuxième écran 
  • Clavier 
  • Casque d’écoute 
  • Imprimante 
  • Autre 
  • Encouragez les rencontres virtuelles en tout temps et régulièrement. 
  • Encouragez le port d’un casque d’écoute. 

 

COMMUNIQUEZ POUR MOBILISER 

Vos employés vivent beaucoup d’incertitudes et doivent s’adapter rapidement. Pour certains, ceci occasionne plusieurs questionnements ainsi que du stress. 

Une bonne communication leur permettra de discuter avec vous de leurs craintes; vous pourrez ainsi adapter vos interventions et les rassurer. La transparence est la clé pour bâtir une confiance et gérer l’incertitude. 

*** Toutes ces nouvelles mesures devront être mises par écrit dans un protocole sanitaire à faire accepter et signer par tous les travailleurs.  

Ex : https://groupement.ca/wp-content/uploads/2020/04/Protocole-sanitaire-en-vue-du-retour-au-travail.pdf 

 

COMMUNICATION 

CONSERVEZ LES BONNES HABITUDES – PROPAGEZ LE MESSAGE 

  • Organisez des rencontrehebdomadaires pour former et conserver l’engagement de vos employés à ces nouvelles mesures à respecter. 
  • Établissez un canal de communication avec votre équipe pour les garder informés et recueillir leurs questions et commentaires (intranet, courriels, groupe Facebook, réunions régulières, etc.). 

SIGNALÉTIQUE 

  • À l’aide d’un programme de signalétique au plancher et/ou aux murs, organisez les déplacements pour inciter vos employés à se déplacer toujours vers la droite (sens horaire).  
  • Installez des panneaux à des endroits stratégiques indiquant les consignes à respecter, soit aux différentes entrées, dans les aires ouvertes, les toilettes, la cafétéria, les lounges, etc.). 
  • Idéalement : disposez une signalétique au sol pour indiquer les zones de 6 pieds de diamètre à chaque poste. 

 

Vous avez besoin d’aide ou de soutien pour la mise en place de ces mesures! Nous offrons maintenant un service d’aptation des bureaux aux mesures de distanciation physique en lien avec la Covid-19.