Après avoir parcouru les différents aspects d’un aménagement en bureaux fermés, il se doit de discuter aussi des aires ouvertes, plus précisément en formule ‘’postes attitrés’’. Nous verrons les postes non attitrés dans la partie 3 : Les espaces collaboratifs.
Qu’ils soient synonymes de travail d’équipe efficace ou de contrainte à la concentration, nous verrons ensemble comment mieux les exploiter.
Il est certain que les fervents des bureaux fermés auront une certaine période d’adaptation avant d’être confortables et efficaces dans les postes de travail à aire ouverte. La communication avec eux est donc à redoubler tout au long du processus.
AVANTAGES
Dépendamment des tâches de chacun, les aires ouvertes peuvent être avantageuses. Certains préfèrent des partitions plus ou moins hautes et même du ‘’benching’’ (sans partitions).
- Travail d’équipe plus efficace
En étant à proximité de son équipe de travail, la collaboration et la communication se font beaucoup mieux. Bien sûr, l’emplacement des employés peut changer selon les projets afin de regrouper les équipes ensemble. Les chefs de départements veulent de plus en plus être avec leur équipe, car ils se rendent compte que c’est beaucoup plus efficace et que cette proximité contribue à un meilleur leadership.
- Le transfert des connaissances
Les juniors ont intérêt à travailler en aire ouverte avec leurs collègues plus expérimentés afin d’avoir la possibilité de les écouter et de mieux connaître les dossiers sur les lesquels tous et chacun travaillent.
- Rentabilité de l’espace
Chaque poste requiert moins de pieds carrés qu’un bureau fermé, ce qui est un facteur important considérant la hausse du prix de l’immobilier.
- Éclairage naturel
Les aires ouvertes permettent à tous d’avoir accès aux fenêtres, ce qui est essentiel pour la santé mentale. Une gestionnaire à la SSQ a dit : ‘’Avant, j’avais trois fenêtres, maintenant j’en ai 150 !’’.
- Hiérarchie égalitaire
Les nouvelles générations apportent cette demande dans l’industrie. Il est fini le temps où le but ultime était d’avoir le bureau du coin. Tous veulent être égalitaires et font partie de la même équipe. C’est une question de nouvelle culture d’entreprise.
DÉSAVANTAGES ET SOLUTIONS
En contrepartie, plusieurs personnes se plaignent de leur poste en aire ouverte. Un changement de culture d’entreprise et une bonne gestion des changements s’imposent. Soyez donc accompagnés par les bonnes personnes.
Voyons ensemble les désavantages et leurs solutions :
Acoustique
En étant plusieurs dans un même espace, le bruit peut devenir rapidement un frein à la productivité. Chacun doit s’adapter et changer ses habitudes pour ne pas nuire à ses collègues. Voici quelques pistes de solutions :
- Les employés doivent emprunter des pièces qu’on appelle ‘’cabines téléphoniques’’ pour les conservations téléphoniques longues ;
- Les conservations téléphoniques courtes ou entre collègues doivent se faire à voix basse ou modérée;
- Les conversations plus longues entre collègues doivent se faire ailleurs, tels que salles de rencontre, cafétéria, lounge, etc.;
- Pour le travail demandant plus de concentration, des salles de travail focus doivent être planifiées;
- Les aires ouvertes peuvent être segmentées afin de réduire le nombre de postes par zone;
- Des matériaux absorbant le son doivent être installés : tapis, séparateurs acoustiques, plafond de carreaux acoustiques, panneaux acoustiques au mur ou suspendus du plafond;
- Installation d’un système de masquage sonore.
Sentiment hiérarchique
Les dirigeants qui se voient déplacer en aire ouverte sont parfois déçus de ce changement puisque leur bureau représentait un signe de haute hiérarchie, en plus des autres avantages vus en partie 1. Nos suggestions vont donc vers de nouveaux postes différents pour eux, donc plus grands, permettant plus de rangement et des rencontres, plus intimes et peut-être même positionnés dans une zone exécutive du bureau.
Confidentialité
Bien que certains bureaux d’avocats soient maintenant en aire ouverte, certains types de travail traitent parfois d’aspects confidentiels. Si la confidentialité doit rester envers les clients, une zone ‘’employés’’ peut être séparée de la zone ‘’client’’ par un accès contrôlé. Si la confidentialité est requise entre collègues, par exemple le département des ressources humaines, celui-ci peut être séparé des autres départements.
Alors, nous avons vu ensemble les différentes façons de bien planifier vos aires ouvertes afin d’en garantir la satisfaction de vos employés.
Il n’y a malheureusement pas de recette magique en aménagement, chaque projet est unique et c’est pour cette raison que l’analyse de vos besoins et de votre vision, accompagnée de bonnes discussions, est primordiale avant d’orienter votre nouvel aménagement.
Voir aussi :
PARTIE 3 : LES ESPACES COLLABORATIFS