En plus des bureaux fermés et des aires ouvertes, le troisième type d’aménagement que nous verrons, qui est de plus en plus en vogue, concerne les espaces collaboratifs. Certains adorent et ne veulent plus retourner en arrière et d’autres sont sceptiques. Nous les démystifierons ensemble pour bien comprendre.

Les espaces collaboratifs ont comme principe des postes non attitrés pour la plupart de l’équipe, ce qui permet de choisir son environnement de travail selon la tâche à effectuer, soit :

  • Concentration
  • Collaboration
  • Socialisation
  • Partage et apprentissage

C’est ce qu’on appelle le principe ‘’Activity Based Workplace’’ ou Milieux adaptés aux activités.

Ce changement de type d’aménagement ne doit pas être entamé seul. Il doit être le résultat d’un changement de culture d’entreprise durant lequel tous les employés doivent être accompagnés pour progresser dans ce cheminement, pour bien le comprendre et être écoutés. Il y a toute une gestion du changement à mettre en place si vous voulez en tirer tous les avantages.

Pour s’assurer que tous exploitent leur environnement de travail convenablement et respectueusement, un code de vie devra être également être instauré.

Vous en déduirez qu’il est primordial que la mobilité soit rendue possible par l’utilisation de portables et de cellulaires. Quant au rangement, il est soit commun et partagé par tous, ou personnel. Dans ce cas-ci, des casiers, armoires ou filières attitrés sont prévus dans l’espace. La méthode du sans papier est à privilégier pour être le plus mobile possible.

 

AVANTAGES

Selon votre poste, vos conditions d’emploi et vos tâches, cette nouvelle façon de travailler plaît à plusieurs.

En voici les avantages :

  • Autonomie et mobilité = Motivation, engagement, créativité, innovation, etc.
    Les travailleurs d’aujourd’hui ont besoin de se sentir libres et autonomes dans leur façon de travailler, surtout les milléniaux. Cette nouvelle culture d’entreprise, car c’est ce qu’il faut implanter lorsqu’on adopte ce type d’aménagement, apporte donc plus de mobilisation de la part de ces employés qui seront plus engagés, créatifs et innovateurs pour l’entreprise.
  • Rentabilité de l’espace
    De plus en plus d’entreprises offrent le télétravail quelques jours par semaine à leurs employés, ou emploient des ressources externes ou contractuelles. Un poste attitré pour chacun d’eux serait une perte d’espace qui engendrerait des frais d’exploitation non nécessaires (loyer et mobilier).
  • Expansion/croissance
    L’ajout de certaines personnes dans l’équipe demande moins de réaménagement d’espace, voir aucun; ceci réduit donc considérablement les coûts de rénovation. La flexibilité de l’espace est la clé dans ce type d’aménagement.
  • Ergonomie
    Le fait de changer de zones au courant de la journée, selon les tâches que nous devons accomplir, nécessite du déplacement et du changement de postures, ce qui est la clé de l’ergonomie au poste de travail. On peut prévoir des postes conventionnels, certains avec des tables ajustables en hauteur, d’autres en banquettes ou fauteuils (plus informels) et même des postes équipés d’un tapis roulant!
  • Attirer les milléniaux
    Cette nouvelle philosophie d’entreprise attire les milléniaux par l’autonomie que cela leur procure. Ils formeront bientôt 75 % du marché, c’est important d’adapter les environnements de travail pour leur bien-être.
  • Améliorer la cohésion entre les employés / transfert de connaissance
    Au lieu de côtoyer seulement les quelques personnes qui entourent votre poste de travail permanent, vous avez la chance de partager et d’échanger avec différents collègues selon les zones de travail. Il est aussi facile de se regrouper par équipe le temps d’un projet ou d’une session de travail d’équipe. De plus, le mélange des différentes hiérarchies et d’expériences est un bel atout pour les plus jeunes qui désirent apprendre de leurs collègues plus expérimentés.
  • Éclairage naturel
    Les aires ouvertes permettent à tous de bénéficier de l’éclairage naturel provenant des fenêtres. Et pour les quelques pièces fermées, il y a de belles solutions afin de ne pas restreindre la lumière à toute l’équipe.

 

DÉSAVANTAGES ET SOLUTIONS

En contrepartie, ce nouveau type d’aménagement est plus difficilement applicable pour certains types de postes et d’entreprises. Il est donc important d’en discuter ensemble pour trouver la bonne solution pour vous.

Voici quelques désavantages qui expliquent le mécontentement de certaines personnes, pour lesquels je vous explique les solutions.

  • Acoustique et confidentialité
    Certains départements ont besoin d’une confidentialité visuelle et sonore constante envers les autres membres de l’équipe. Ce type d’aménagement n’est donc pas idéal pour eux, ou du moins, il doit être adapté. Par exemple, une zone close peut leur être attitrée.
    Lorsque la confidentialité est occasionnellement requise, cet aménagement est l’idéal puisque des pièces fermées permettant la concentration et des salles de rencontres seront planifiées.

Pour gérer le bruit dans ces espaces, outre les pièces fermées, les mêmes solutions qu’en aire ouverte s’appliquent :

  1. Les employés pourront emprunter des pièces qu’on appelle ‘’cabines téléphoniques’’ pour les conservations téléphoniques longues;
  2. Les conservations téléphoniques courtes ou entre collègues doivent se faire à voix basse ou modérée;
  3. Les discussions plus longues entre collègues doivent se faire dans les zones prévues pour la collaboration, la socialisation, etc.;
  4. Les zones de travail ouvertes peuvent être segmentées afin de réduire le nombre de postes par zone;
  5. Des matériaux absorbant le son doivent être installés : tapis, séparateurs acoustiques, plafond de carreaux acoustiques, panneaux acoustiques au mur ou suspendus du plafond;
  6. Installation d’un système de masquage sonore.
  • Sentiment hiérarchique et perte de son espace personnel
    Les dirigeants qui se voient perdre leurs bureaux attitrés peuvent être déçus de ce changement puisque parfois, le type de bureaux représente le statut de la personne dans l’entreprise. De plus, certaines personnes aiment personnaliser leur espace de travail. C’est pour cette raison qu’un changement de culture d’entreprise assisté par une bonne gestion du changement est primordial au succès de votre projet.

Et rien n’empêche d’avoir différents types d’aménagement dans un même bureau!

Je vous invite donc à prendre rendez-vous pour votre consultation stratégique gratuite via notre site web afin d’en discuter et d’établir la bonne stratégie pour vous, selon votre réalité et vos désirs de changement.
Au plaisir de vous accompagner dans ce beau projet!

Voir aussi :
PARTIE 1 : LES BUREAUX FERMÉS

PARTIE 2 : LES AIRES OUVERTES

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