Le milieu de travail est en perpétuelle évolution selon les changements d’organisation du travail et les attentes des employés. Dans le but d’adapter les espaces de bureaux selon les besoins des employés, les entreprises devront innover dans leur conception afin de les rendre sécuritaires, attractifs et adaptés aux nouveaux besoins organisationnels.

Elles devront donc placer au premier plan la santé et le bien-être de leurs employés dans une stratégie pour obtenir un bureau performant. Le fait de bien penser les aménagements des aires de travail est donc nécessaire, et ceci, entre autres, grâce à l’implication mutuelle du design et de la technologie.

En effet, afin de concevoir un environnement de travail agréable, fonctionnel et performant, il sera important de considérer non seulement le design, mais également la technologie, et ce dans tous les aspects comme la gestion des espaces partagés, la collaboration hybride, l’acoustique, etc.  Dans le présent article, nous allons toucher la gestion des espaces partagés.

Notre collaboration avec XAV solution

Le partenariat entre XAV solution et Espazio Design existe depuis un certain temps. Nous avons collaboré dans le passé sur divers projets, capsules vidéos, et aujourd’hui, nous vous proposons une série de blogues où nos deux expertises touchent différents sujets communs.

Nos expertises bien qu’elles soient différentes l’une de l’autre, sont en fait complémentaires. En effet, pour avoir un environnement de travail performant, il faut mettre en place les bonnes technologies et non seulement se concentrer sur l’aménagement des espaces.

Qui est XAV solution?

XAV solution est en entreprise spécialisée en solutions technologiques, audiovisuelles et acoustiques.

Les espaces partagés

Les espaces partagés également appelés non assignés ou « hot desking » ou encore « hotelling » amènent à bien penser la technologie à intégrer.  Ces espaces flexibles présentent de nombreux avantages tels que l’optimisation d’espace d’aires de travail et du taux d’utilisation des bureaux et palient plus facilement à une croissance. De plus, ces espaces partagés sont souvent une solution au principes MTAA (Milieu de travail axé sur les activités) ou Activity Based Workspace, en anglais. Les employés choisissent et réservent un espace de travail en fonction du type de tâche à réaliser.  Chaque espace de travail étant conçu pour répondre parfaitement à un type de tâche bien spécifique. Soit :

  • Travail de collaboration
  • Temps de concentration
  • Moment de détente ou de socialisation

Ce type d’aménagement comprend de nombreux enjeux à considérer pour être bien planifié. Une analyse préliminaire est nécessaire.

Premièrement, la capacité/ratio d’occupation est à calculer en fonction de la politique de télétravail, des habitudes des employés, des obligations d’être présent au bureau (nombre de fois par semaine ou selon les équipes), etc. Une analyse doit être faite préalablement pour évaluer vos besoins réels.

Par la suite, avec les informations recueillies, il faudra établir un bon programme fonctionnel et technique, Nous pourrons vous accompagner dans tout ce processus.

Certains autres enjeux à considérer sont :

  • Puisqu’il se peut qu’à certains moments le nombre d’employés présents au bureau excède le nombre de postes de travail, d’autres espaces de type collaboratif doivent pouvoir accueillir des employés pour y travailler quelques heures. On peut penser à des banquettes, des ilots hauts ou des salles de rencontre qui se transformeraient en aire de travail.
  • Considérer le rangement des effets personnels avec de beaux modèles de casiers offerts par différents distributeurs de mobilier de bureau ou bien des caissons amovibles que les employés peuvent apporter à leur poste qu’ils auront réserver pour la journée.
  • Puisque les employés n’auront plus de postes personnalisés, il est important de prévoir, dans les zones collaboratives, certains espaces personnalisables comme, par exemple, un mur de photos, ou «quotes of the day» , photos d’activités sociales, etc. afin que les employés puissent s’approprier l’entièreté des espaces.  Ceci aide au sentiment d’appartenance.
  • Finalement, le travail hybride vient modifier la raison d’être du bureau en l’amenant à devenir plus collaboratif.  En effet, le travail individuel pouvant facilement se faire de la maison.  Il sera donc nécessaire d’augmenter les aires de collaboration puisque c’est une des raisons pour laquelle les employés retournent au bureau.  Il est intéressant de varier les espaces collaboratifs (formels et informels) en intégrant des tables rectangulaires plus formelles, des tables hautes plus proactives et propice au brainstorming, des salles lounges propices aux confidences et aux rencontres en RH, etc.

Quand est-il pour la technologie?

Plusieurs nouvelles technologies permettent de rendre les espaces de bureaux plus attractifs et plus performants tout en favorisant l’autonomie et la flexibilité du personnel ainsi qu’en stimulant leur productivité. Parmi ces technologies se retrouvent tous les systèmes de gestion des salles de réunion ou d’espace de travail comme HBloginAppspace ou Meetio qui permettent notamment de réserver à distance un bureau.

L’affichage dynamique dans les espaces partagés est également possible grâce à l’avancée des technologies, car de nos jours la communication ne se limite pas aux courriels ou aux appels téléphoniques.

Pour discuter plus spécifiquement de vos besoins avec nos experts, n’hésitez pas à réserver votre consultation stratégique gratuite.

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